Siirry sisältöön
Johtaminen

Varautuminen parantaa yrityksen kestokykyä

Varautuminen parantaa yrityksen kestokykyä
Hanna Castro
Kehityspäällikkö Valio Laatu-, Lypsy- ja Terveys-palvelut

Kehityspäällikkö, ELT Valio Laatu-, Lypsy- ja Terveys-palvelut

Maitotilayrityksen varautumisen keskiössä on riskien tunnistaminen ja maidontuotannon kannalta elintärkeiden toimintojen turvaaminen.

Varautumisen tavoitteena on varmistaa elintärkeiden toimintojen mahdollisimman häiriötön jatkuminen kaikissa olosuhteissa. Maitotilalla pyritään esimerkiksi turvaamaan laadukkaan maidon tuotanto sekä eläinten hyvinvointi häiriötilanteessa. Varautuminen koostuu kolmesta osa-alueesta, jotka ovat häiriötilanteiden ehkäiseminen, valmistautuminen toimintaan häiriötilanteessa ja valmistautuminen hallittuun palautumiseen häiriötilanteesta.

Varautuminen on ennakointia

Varautuja pyrkii reagoinnin sijasta ennakoimaan mahdollisia häiriötilanteita. Varautuja seuraa toiminta- ympäristön muutostrendejä ja arvioi saamiensa tietojen perusteella eri riskiskenaarioiden todennäköisyyksiä. Jotkut häiriötilanteet ovat vaikeasti ennakoitavissa. Tästä syystä maidontuotantoon merkittävästi vaikuttaviin häiriötilanteisiin, kuten sähkönjakeluhäiriöihin, on perusteltua varautua, vaikka häiriön todennäköisyys olisi nykyhetkellä vähäinen.

Varautumisen osa-alueet

Sähkökatkoihin varautuminen
Toimenpiteet häiriötilanteiden ehkäisemiseksi. >>> Tilalle hankitaan riittävän tehokas varavoimalaite, jota huolletaan ja koeajetaan säännöllisesti.
Toimenpiteet, joilla valmistaudutaan toimintaan häiriötilanteessa. >>> Suunnitellaan ja ohjeistetaan toiminta sähkökatkon aikana.
Toimenpiteet, joilla valmistaudutaan palautumaan hallitusti normaalitilanteeseen. >>> Suunnitellaan ja ohjeistetaan toiminta, jolla varmistetaan, ettei sähkökatkosta aiheutunut laitevikoja ja laatupoikkeamia.

Varautuminen perustuu riskinarviointiin

Riskinarvioinnissa huomioidaan yritystoimintaan kohdistuvat riskit, niiden todennäköisyys ja vaikutukset. Haittavaikutusten arviointi edellyttää tuntemusta yrityksen elintärkeiden toimintojen haavoittuvaisuuksista. Elintärkeiden toimintojen riskialttiutta voidaan lievittää varakapasiteettia hankkimalla. Jos varakapasiteettia ei ole mahdollista hankkia, voidaan suunnitella toimenpiteitä, joiden avulla häiriötilanteiden vaikutukset elintärkeisiin toimintoihin saadaan pidettyä mahdollisimman vähäisinä.

”Varautuja pyrkii reagoinnin sijasta ennakoimaan mahdollisia häiriötilanteita.”

Suunnittele ja priorisoi toimenpiteet

Kun toimintaan kohdistuvat riskit on tunnistettu, suunnitellaan toimenpiteet riskien hallitsemiseksi. Hyvässä varautumissuunnitelmassa toimenpiteet painottuvat riskin tason ja vaikuttavuuden mukaisesti. Voimavaroja kohdennetaan niihin hallintakeinoihin ja toimenpiteisiin, joiden avulla mahdollisten häiriötilanteiden haittavaikutukset saadaan pidettyä siedettävällä tasolla. Varautuminen on perusteltua vähintään niiden riskien osalta, joiden toteutuminen on mahdollista ja joilla on merkittävä vaikutus maitotilan elintärkeisiin toimintoihin. Riskienhallintatoimenpiteet jalkautetaan tärkeysjärjestyksessä. Yksi tärkeimmistä toimenpiteistä on tilalla työskentelevien ja vierailijoiden ohjeistaminen. Kaikkien tilalla toimivien tulee ymmärtää, miten he voivat osaltaan ehkäistä häiriötilanteita ja miten heidän tulee toimia häiriötilanteessa.

Varautumisen viimeisenä osa-alueena suunnitellaan hallittu palautuminen normaalitilanteeseen. Häiriön jälkeen maidontuotanto pyritään palauttamaan takaisin normaalitilaan heti, kun se voidaan toteuttaa turvallisesti. Palautuminen aloitetaan maitotilan elintärkeistä toiminnoista. Palautumisen yhteydessä tarkastetaan, ettei häiriötilanteen yhteydessä syntynyt laatupoikkeamia tai vikoja laitteisiin tai tietojärjestelmiin.

Kehitä varautumista

Kun varautumissuunnitelma on laadittu ja jalkautettu, arvioidaan sen onnistumista. Varautumisen riittävyyttä voidaan arvioida paitsi toteutuneiden häiriötilanteiden jälkipuintina, myös erilaisten rasituskokeiden avulla. Maitotilayrittäjän kannattaa esimerkiksi koeajaa varavoimalaite kuormitettuna säännöllisesti erilaisissa sääolosuhteissa sekä varmistaa, että maitotilan henkilökunta on ymmärtänyt heille annetut varautumisohjeet. Onnistumista arvioidessa kokonaiskuvaa kannattaa tarkastella kriittisesti ja pyrkiä riskienhallinnan jatkuvaan kehittämiseen ja sopeuttamiseen muuttuvaan toimintaympäristöömme.

Maitotilay­ri­tyksen riskejä ja niiden hallintakeinoja

Osa-alue Esimerkkejä riskeistä Esimerkkejä riskinhallintakeinoista
Tuotantopanokset Toimitushäiriöt, kustannusten nousu Varavoimalaite, varavesilähde, varastot,vaihtoehtoiset tuotteet ja toimittajat
Henkilöresurssit Tapaturmat, sairastuminen, työkyvyn heikkeneminen, työvoimapula Työterveyspalvelut ja -vakuutukset, työympäristön turvallisuus, suojavarusteet, ohjeet
Koneet, laitteet ja tietojärjestelmät Varaosien, huollon ja urakoinnin saatavuushäiriöt, sähkö- ja paloturvallisuusuhat, kyberhyökkäys Varaosavarastot, vaihtoehtoiset toimittajat, verkostot (yhteiskäyttö), sähkö-, palo- ja kyberturvallisuus
Karja Tarttuvat taudit Terveydenhuolto, bioturvallisuus, vakuutukset
Rakennukset ja viljelmät Tulipalo, sääilmiöt, kasvitaudit ja -tuholaiset, säteilyvaara Paloturvallisuus, viljelyn monipuolistaminen, vakuutukset, suojavarusteet

Riskien arviointip­rosessi

  1. Tunnista riskit: Tunnista yritystoimintaa uhkaavat riskiskenaariot.
  2. Arvioi vaikuttavuus: Arvioi riskiskenaarioiden todennäköisyys ja vaikuttavuus toimintaan.
  3. Suunnittele toimenpiteet: Suunnittele toimenpiteet merkittävimpien riskien hallitsemiseksi.
  4. Jalkauta suunnitelma: Toteuta riskienhallintatoimenpiteet; hanki tarvittava varakapasiteetti ja laadi toimintaohjeet.
  5. Koeta & kehitä riskienhallintaa: Koeta riskienhallintaa rasituskokeilla. Arvioi onnistuminen ja kehitä hallintakeinoja.

Huoltovar­muutta rakennetaan yhteistyöllä

Huoltovarmuus on yksilö-, yritys- ja valtiotason varautumisen kautta hankittua kykyä ylläpitää yhteiskunnan elintärkeitä toimintoja kaikissa olosuhteissa.

Lue lisää